采购与付款审计:主要发现、审计思路

采购与付款审计:主要发现、审计思路
    (一)近期,某公司审计人员在审计A公司的采购环节审计中,审计发现如下:
    1、供应商的确定与评审随意不严谨,没有经过集体决策原则,由单个采购员随意找供应商购买,造成购买低质高价物料风险评估及对策:
    2、在采购询价环节,流程不规范,重要物料没有货比三家,询价没有书面记录与审批,供应商提供的报价资料不规范(如无盖章)。
    3、有三个大额采购物料是从贸易商或中间商采购的,实际上有同样的生产厂家可以进货,人为增加采购成本约计52万左右。
    4、采购询价的审批机制不健全,不采用集体决策原则进行,没有互相制衡原则。
    5、部分重要的物料采购没有与供应商签订采购合同,合同约束采交货日期、采购物品质量、采购价格与运费支付方式不明,由采购员随意与供应商交易及确定付款日与运费承担方式。
    6、没有建立规范的供应商采购档案,包括采购询比价记录、采购合同、采购协议,采购资料散乱。
    7、超过权限的采购订单未经恰当审批,有二笔采购额超过20万,没有按审批权限交由执行总裁审批。
    8、预付供应商货款没有实施控制措施与恰当审批,致使产生违约损失8万元。
    9、没有及时结合市场变更与市价波动的物品,发现上海金属网铜价已下降了10%以上,但公司采购价仍然处在高价未变,铜材采购单价偏高,造成采购损失约计15万左右。
    10、没有执行年度或季度采购降本管理,采购成本的升降信息不明。
    (二)审计人员执行了以下的采购环节审计程序与步聚
    1、与采购人员交流,供应商的确定需经过什么流程与程序,并提供相关的表单或邮件审批证据,确定供应商的引进是否经过授权审批,如果有采购制度,先拿到制度,经过穿行测试看是否与制度不相符。同时记录相关流程进行现场验证,记得对关键表单或审批单进行拍照,进行了抽样审查。
    2、取得采购部门的询价报价资料,看重要的物料是否经过恰当询价后确定供应商,主要为同一种物料报价资料供应商数量,采购周期与采购价格差异分析,供应商提供的报价单(注意盖章,不盖章签字的无效,易作假),最重要的是询比价最终的结果是否经过层级审批后通过的。
    3、对供应商的清单进行:“天眼查”或“企查查”,查询供应商是否为贸易商或经销商(中间商),如果为贸易商类,还要核实是否在国内存在生产厂家,及厂家采购是否有数量限制等。核实后,即可得出贸易商的采购价格一般远高于厂家采购价,舞弊可能性较大,注意这种审计注意不要打草惊蛇,先小心确定审计结果,得出重大采购损失结论后,并注意了汇报对象与时间的恰当性。
    4、在企业授权审批清单中,采购订单金额的大小,审批权限是不同的,超过一定限额的采购订单,一般要经过更高级一级的职位来审批,查阅公司的《授权审批表》,发现了超额未执行审批现象。
    5、检查供应商采购档案是否完整保留,不保留采购档案危害很大,一是采购员采购后没有留下证据,进一步给采购员留下舞弊的空间,二是会造成采购行为不公开透明,失去监控。所以正常情况下,采购订单、报价决策资料、供应商评估资料、采购合同等都必须装订成册进行保管
    6、要对预付货款进行控制,预付货款一般只针对特定供应商,如难于采购的物品或是供应商要先款后货的商品,确定预付之前,还要对供应商进行资质调查,预付也不是完全100%预付,一般先预付30%左右较恰当。最后是必须有更高等级的审批。
7、大宗商品,如铜、铝、合金类物料,由于市价在不停地变动,可以参考专业市场价格,这在网上随处可以查询,如长江金属网、上海有色金属网等,采购员需随时调整采购价格,并与市价相符。作为审计人员,可

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