函件的共性在于它们都是书面形式的沟通工具,用于传达信息、表达意见或请求行动。然而,不同类型的函件在写作风格、内容特点和用语上会有所不同,这取决于它们的作用范围。
例如,商务函件通常以正式、专业的语气写作,内容主要涉及商业合作、合同协议、产品推广等方面。用语上,商务函件通常使用正式的称呼和礼貌用语,以展示专业和商业礼仪。
而求职信则是一种特殊类型的函件,其目的是向雇主展示自己的能力和资格,争取得到工作机会。求职信通常需要突出个人的优势和经验,同时表达对该职位的兴趣和热情。用语上,求职信通常更加个性化,以吸引雇主的注意。
另外,感谢信是一种表达感激之情的函件,通常用于向他人表示感谢、赞扬或鼓励。感谢信的内容主要是对对方的帮助或支持表示感谢,并表达自己的感激之情。用语上,感谢信通常更加亲切和真诚,以表达真心的感谢之意。
总之,不同类型的函件在写法、内容特点和用语上都有所不同,这是因为它们的作用范围和目的不同。根据函件的类型和目的,我们可以灵活运用适当的写作风格和用语,以达到更好的沟通效果。
这封征询函直截了当地陈述了目的,并在一句话中介绍了根据。紧接着,提出了具体的要求。征询的问题范围非常专一,内容集中,并以分条形式逐一提出,非常具体和明确。在信中,提出了“请你单位子以大力协助”的请求,并连续提出了几个问题:“如何搞好分工协作?”、“你单位有何打算?”、“可承担哪些学科的制作任务?”、“有何意见及要求?”态度诚恳,语气平和,用词得体。
上述三个例子是相互关联的函数。
在例文4-7中,发文单位和要文单位虽然没有直接的隶属关系,但在业务上存在依赖性关联。这种情况使得这份函件不仅仅是一般的商洽,而且带有请求性。函件首先描述了随塘河对农场生产的重要性,接着直接指出了拦河筑坝的恶果,并用确凿的数字进行了说明。随后,函件反映了几次与海塘管理所交涉无果的过程,最后明确指出了函件的目的:请求水利局的支持解决问题。整篇函件的逻辑关系非常严密。
例文4-8 是一封商务函件,涉及的双方是同级单位。管理局并非直接参与,对事情的细节了解有限,因此决定在函件中表达一些原则性的观点。首先,明确表示对此事“深表关注”,暗示对下属单位非常关心,不会轻易放过问题,要求对此事认真处理。同时,也隐含着如果处理不力,管理局可能会直接介入。其次,提出根据实际情况和法律要求进行处理的要求。发函方和收函方都是具有政策水平的单位,这样的表述在类似情况下很常见。这样一来,既可以避免下层单位出错时被动应对,又可以在对方违规时继续追究责任。这封函件的写作风格大方、得体、简洁、明快,给予了一定的回旋余地。
例文4-9 是一封答复性函件,我们可以给它增添一些特色。在许多机关处理非隶属关系的来函时,通常都是由秘书来回复。然而,水利局却采取了一种与众不同的方式,局长亲自前往现场进行踏勘,可谓是对此事的高度重视、负责和认真。这封答复函是根据踏勘调查所获得的材料为基础,充分尊重事实和科学,详细列举了大量数据,巧妙地驳斥了来函中的观点,而且回复非常礼貌,没有任何反驳的痕迹。另外,还特别强调了“也不至于影响作物生长”和“今年水稻丰收”的事实。
作为领导机关,作者不仅就事论事,简单回答事实,还耐心解释原因,帮助来文单位拓宽思路。作者认为修建水利坝是正当的举措,发展农业需要多方面的努力。同时,作者表态表示,水利系统关心农场的生产。作者的态度诚恳、积极、主动,这种态度有助于感染对方,并促进双方沟通,形成共识。
在上述三篇文章中,我们可以看到一个词频繁出现——“贵”——“贵局”。这个词在表达尊重的同时,带有一定的客气之意。在其他公文中很少出现,但在函件中却是最常见的习惯用语。
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