所有的业务,都由总经理来审批,老板就没有必要请一个高薪的总经理了。
所有的业务,总经理都授权下去,由各副总、总监、经理审批,那总经理也没有存在的价值了。
聪明的总经理,怎么做,才能够稳坐中军帐,决胜千里外?
- 模板馆
总经理首先让各部门将所有涉及的业务内容做个汇总统计,并将各业务不同的合同文本,作为附件,提交。
同时,要求附上合同管理及履行过程中,出现的问题,潜在的不足及风险。
总经理根据公司额管理规章制度,进行审查,对于不符合制度的地方,给予修正;同时,结合行业和业务实际,对合同业务条款,进行修订。
然后,总经理再发给各级各部门对修订意见进行反馈,使之符合业务发展需要。
对于合同的法律审查,总经理可以请法律顾问或者法务部对法律适用性和合同条款进行法条审查,并给出法律意见书。必要时,可以进行普法培训和合同签订及履行的使用培训。
一般制造型企业合同分为:销售合同、采购合同、服务合同、劳动合同、处置合同、资本合同等六大类。
服务合同,主要是与第三方签订的技术服务合同、咨询顾问合同、环保消防后勤服务合同等;
劳动合同,指与公司确定劳动关系的合同,包括试用期、服务期、保密协议、竞业禁止协议、劳务合同等;
处置合同,主要包括固定资产处置合同,如报废、变卖、维修、改造等合同;
资本合同,包括投资、融资、抵押、质押、融资租赁等合同。
- 审批关
总经理,首先要清晰公司章程中赋予总经理的权限,并在公司章程及董事会聘任协议上明确授权范围内,履行职权,审批合同。
如资本类合同、可能大部分公司,总经理只有建议权和审核权;业务类合同,可能也设定的审批上限,总经理需要非常清楚地知道,否则就会越权。
对于总经理权限内的合同审批,总经理也可以适当合理授权副总、总监、部门经理,进行审批;但是,颁布合同模板的条款,必须经总经理审批;因为业务范围,总经理也可以对标准合同模板的合同,超出一定数额的重大合同,进行审批;如销售合同、采购合同、年度销售采购协议等。
总经理要举重若轻,就必须会归纳整理,然后合理授权;否则就像诸葛亮一样,再聪明智慧,事无巨细呕心沥血,最后也是鞠躬尽瘁。
- 盖章关
在模板、审批控制的基础上,再加一道保险,盖章控制。盖章包括公章、合同章。
公司的公章、合同章,代表着公司的存在,所有经营风险、法律风险,都是盖章的后果。
为了确保安全,对于使用公章,必须有公章使用申请审批流程进行控制。同时,进行登记跟踪;
公章的保管,也需要有明确的保管器具及安全的双人以上的开启机制;
公章的使用,也必须有监管人见证方可用章。
合同签订在签订对外合同时,与公章同样具备法律效力。
- 闭环关
为了监督合同的履行,可以在盖章登记处,也可以授权相关部门对合同履行结果进行闭环监督,直到合同履行结束登记。
合同闭环登记,可以避免合同的停顿、延期等异常情况,造成应收、应付等纠纷,从而给公司带来不利影响。
- 制度关
为了全面、全过程、规范管理公司合同,总经理需要主导建立相应的涉及合同的管理规章制度。
相应制度至少应包括:合同管理制度、公章管理制度、合同台账管理办法、合同审批程序等。
合同管理制度,对纳入合同管理的范围、要求、审批权限及种类、责任等做出约定。
合同台账管理制度,对公司合同分门别类建立从盖章、履行、结束、归档、借阅等具体事项的作业办法。
公章管理制度,对公司公章、合同章等所有公章,含一级公章、二级业务专用章、法人章的申请、制作、登记、分发、保管、用印、鉴章、回收等环节进行管理的要求。
合同审批程序,针对公司各类业务合同的审批授权、审批权限、审批步骤、审批人及变更等流程管理的程序性文件。
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